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La parte amministrativa dell'area "Sistema gestione qualità" permette agli utenti autorizzati di pubblicare e gestire manuali e moduli in uso nella scuola. Il sistema prevede due tipologie di utenti che possono contribuire in termini attivi; quello di livello più basso può pubblicare documentazione, mentre quello di livello più elevato può apportare modifiche più generali e gestire anche i documenti pubblicati da altri.

La prima operazione che l'amministratore generale della sezione deve compiere è quella di definire i parametri generali. Dalla pagina principale della sezione può accedere a tale funzione attraverso la voce di menu "Parametri generali".

Qui è necessario, in successione procedere a definire:

  1. Le tipologie di documenti. Ad esempio classificandoli per grado di scuola, o per diversi plessi.
  2. Le categorie di documenti. Si vedano gli esempi nelle immagini che seguono.
  3. Le tipologie di utilizzatori. Servono ad indicare a quali utenti sono indirizzati i diversi documenti che vengono pubblicati

Una volta definiti i parametri generali, è possibile iniziare ad inserire i vari documenti, utilizzando la voce di menu "Aggiungi documenti".

In questa pagina bisogna inserire, in successione:

  1. La data del documento
  2. Il titolo
  3. Eventuali parole chiave che faciliteranno la ricerca del documento
  4. Edizione, revisione e codice del documento
  5. La sezione di appartenenza (definita precedentemente)
  6. Nel caso il documento sia classificato come allegato, il documento master (ovviamente questo deve essere stato già inserito)
  7. Uno o due file. In questo modo è possibile mettere a disposizione degli utenti ad esempio il documento in due formati alternativi. Quelli consentiti sono  docx, odt, xlsx, ods, pdf
  8. Il link ad un modulo online
  9. La visibilità del documento
  10. La possibilità di rendere pubblico all'esterno il documento
  11. La categoria di utilizzatori cui è indirizzato il documento
  12. I tempi di archiviazione previsti per il documento
  13. Eventuali note.

Una volta che alcuni documenti sono stati inseriti, l'amministratore può gestire i propri documenti (quello di rango più elevato anche i documenti altrui) con la voce di menu "Modifica/gestisci".

La tabella che così si presenta permette di ordinare i documenti secondo diversi campi facendo semplicemente click sulle intestazioni di colonna attive. Le ultime due colonne contengono i pulsanti e che permettono, rispettivamente, di modificare i record inseriti o addirittura di cancellarli.